Privacyverklaring EasySwim

Versie: 1.0.0
Datum: mei 2018

1. Inleiding
In deze privacyverklaring lees je terug welke gegevens we van onze klanten bewaren, hoe we deze gegevens
verzamelen en bewaren en hoe we deze gegevens beveiligen. Ook staan we stil bij de gegevens die we verzamelen over
de bezoekers van onze website.
De privacyverklaring zal indien nodig bijgewerkt worden om te blijven voldoen aan de wettelijke en wenselijke normen.

2. Bedrijf
EasySwim levert producten en diensten gekoppeld aan zwemmen en leren zwemmen. Het gaat hierbij over een aanbod
van diverse producten voor de zwemveiligheid en zwemonderwijs. EasySwim levert haar producten aan zowel
consumenten als zakelijke klanten. De diensten die verband houden met de door EasySwim ontwikkelde zwemmethodiek
en de exploitatie van zwembaden worden uitsluitend aan zakelijke klanten geleverd.
Om deze dienstenen producten op de beste manier te kunnen uitvoeren en/of leveren, is het noodzakelijk om diverse
persoonsgegevens en andere data te verzamelen en te bewaren. Heb je naar aanleiding van deze privacyverklaring
vragen of wil je rechten uitoefenen die je als consument of zakelijke klant hebt, neem dan contact met ons op via een van
de volgende opties:
• het algemene emailadres rondom privacy-zaken: privacy@easyswim.com
• telefonisch via 085-4896380

3. Gegevens en doel
Binnen EasySwim worden gegevens altijd verzameld met duidelijke redenen. Daarom willen we hier ook open en duidelijk
over zijn naar onze klanten. Onderstaand leggen we uit welke gegevens we verzamelen en waarom we dit doen. We
maken hierbij een onderscheid tussen de gegevens die we verzamelen bij het bezoeken van onze website EasySwim
enerzijds en de gegevens die we verzamelen bij (bestaande) klanten anderzijds.

3.1 Website EasySwim
3.1.1. Google Analytics
Binnen de website van EasySwim worden gegevens verzameld om de website te verbeteren. Dit gebeurt met de plug-in
van Google Analytics. Deze gegevens zijn volledig anoniem en worden niet gekoppeld aan persoonsgegevens.

3.1.2. Cookies
EasySwim verzamelt enkele cookies op de website gericht op het verbeteren van de gebruikerservaringen (‘necessary
cookies’; apparaat-identificatie, WooCommerce), marketingcookies (Google Adwords, YouTube), statistische cookies
(Google Analytics).

3.1.3. Formulieren
Op de website van EasySwim staat een contactformulier, waarbij de gegevens worden verzonden naar een EasySwimemailadres
en bewaard worden in een database van de website ten behoeve van het beantwoorden van uw vragen. Wij
gebruiken soms ook formulieren om gegevens te verzamelen van deelname aan EasySwim evenementen door
deelnemers.

3.1.4 Web-shop
Om bestellingen op een juiste manier te kunnen verwerken en verzenden, registreren wij uw gegevens bij een web-shopbestelling.
Dit betreft NAW-gegevens, bestelgegevens en betaalgegevens. De website van EasySwim wordt onderhouden
binnen WordPress en maakt gebruikt van een plug-in van WooCommerce voor het web-shop-gedeelte. Hierbinnen
worden betalingen verwerkt door Buckaroo als Payment Service Provider. Omtrent de betalingen worden gegevens
bewaard bij deze Sub-verwerkers.

3.2 CRM
EasySwim houdt voor haar klantbeheer gegevens bij van haar zakelijke klanten. Voor Consumenten (B2C) worden
slechts gegevens bijgehouden zoals voorgaand vermeld.

3.2.1. Algemene bedrijfs- en persoonsgegevens
Wij registreren en bewaren gegevens van de bedrijven die als (potentiële) klant van EasySwim gelden, inclusief de
contactpersonen met naam, functie en emailadres. De bedrijfsgegevens bevatten informatie over de adressen, type
organisatie, rechtsvorm en zwemles-specifieke informatie. Daarnaast worden ook inloggegevens bewaard voor het door
EasySwim gebruikte maatwerk softwarepakket, waar zakelijke klanten een inlog voor krijgen voor het plaatsen van
bestellingen en het opzoeken van aanvullende informatie rondom de dienstverlening van EasySwim.

3.2.2. Communicatiegegevens
Om klanten te kunnen informeren en bereiken, verzamelen en bewaren we emailadressen en telefoonnummers. Deze
worden in eerste instantie gebruikt voor het kunnen uitvoeren van de diensten die we aanbieden, maar ook om onze
(oud-)klanten op de hoogte te kunnen houden van nieuwe ontwikkelingen en acties die mogelijk interessant zijn voor hen.

3.2.3. Beeldmateriaal
Desgewenst kunt u zelf beeldmateriaal uploaden naar de door EasySwim gebruikte software. Dit is nooit een vereiste en
dit beeldmateriaal zal nooit door EasySwim of derden worden gebruikt.

3.2.5. Apparaat-gegevens
Binnen het software pakket waar EasySwim mee werkt wordt er tijdelijk (maximaal 90 dagen) bijgehouden met welk type
apparaat en user-agent wordt ingelogd op de persoonlijke pagina. Dit gebeurt uitsluitend om de veiligheid te kunnen
waarborgen en het systeem te kunnen onderhouden en optimaliseren. Waar nodig gebruiken we deze informatie om
bugs/fouten in de software op te sporen.

3.2.6. Gegevens omtrent klantrelatie (CRM)
We houden gegevens bij van alle transacties, bestellingen, scholingen en contactmomenten welke plaatsvinden tussen
EasySwim en klant, om onze dienstverlening te kunnen waarborgen en optimaliseren.

3.2.7. Locatiegegevens
Splash software bewaard het IP-adres waarmee wordt ingelogd. Dit doen we uitsluitend om te voorkomen dat er
ongewenste pogingen worden gedaan om toegang te krijgen tot het systeem of om pogingen te stoppen die gericht zijn
op het vertragen of buiten werking stellen van het systeem (hacking). Deze gegevens worden nooit met derden gedeeld
en worden niet langer dan 90 dagen bewaard.

3.2.8. Vragenlijsten
Er worden vanuit Splash Software vragenlijsten verstuurd naar klanten om onze dienstverlening te verbeteren. Deze input
wordt niet anoniem bewaard om de juiste opvolging te kunnen doen. Deze vragenlijsten betreffen inventarisaties vanuit de
EasySwim Star Support samenwerking (licentie), scholingen en trainingen en het productaanbod.

3.2.9. Splash OmniOffice
Met alle zakelijke klanten die werken met EasySwim’s Splash Software OmniOffice module omtrent hun bedrijfsvoering
en de verwerken van persoonsgegevens van hun klanten, hebben separate overeenkomsten met EasySwim om te
voldoen aan de richtlijnen vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

4. Gegevensverwerking door derden
EasySwim maakt voor de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de uitvoeringen van de door haar
geleverde diensten en producten gebruik van derden (Sub-verwerkers). Hieronder een opsomming van externe partijen
die betrokken zijn met de verwerking van persoonsgegevens van klanten van EasySwim.

4.1 Gegevensverwerking
EasySwim werkt voor de verwerking van klantgegevens van zakelijke klanten middels het eigen maatwerk softwarepakket
en het facturatie- en voorraadbeheerpakket van Newbase. Alle verwerkingen en registraties van persoonsgegevens
worden verwerkt en bewaart op de opslagservers van Strato en binnen Newbase.

4.2 Levering van producten
De levering van producten aan Consumenten en zakelijke klanten is door EasySwim uitbesteed aan DHL, via een
gespecialiseerde organisatie SmartContracts. De gegevens die worden uitgewisseld betreffen enkel gegevens nodig om
bestellingen te kunnen verzenden naar klanten van EasySwim; naam- en adresgegevens.

4.3 Website hosting
De website van EasySwim maakt gebruik van WordPress en enkele plug-ins voor de web-shop en bijbehorende
betalingsverwerking. Uitsluitend benodigde gegevens voor het kunnen verzenden van bestellingen en verwerken van
betalingen gekoppeld aan een bestelling, worden verwerkt en bewaard door deze Sub-verwerkers.

5. Bewaarperiode
Gegevens omtrent web-shopbestellingen blijven voor 1 jaar bewaard door EasySwim, gegevens van zakelijke klanten
worden bewaard zolang klanten actief klant zijn bij EasySwim of tot 5 jaar nadat ze als klant gestopt zijn. We kiezen deze
periode bewust, omdat we vanuit ervaring weten dat klanten vaak na enige tijd hun zakelijke relatie weer willen oppakken
met EasySwim en dan verder willen gaan waar eerder gestopt.
Uiteraard heeft eenieder de mogelijkheid een verzoek in te dienen om alle gegevens te verwijderen. Dit kunt u ten allen
tijde doen door uw verzoek te mailen naar privacy@easyswim.com. Het verwijderen van alle gegevens kan alleen
wanneer een persoon niet meer actief is als klant van EasySwim en wanneer alle betalingen afgehandeld zijn.

6. Beveiliging
EasySwim zorgt ervoor dat zowel haar website alswel de externe softwaresystemen die gebruikt worden voldoen aan de
te verwachten beveiliging van gegevens zoals wachtwoord-bescherming, SSL-verbindingen en andere
veiligheidsmaatregelen. Daarnaast zijn alle medewerkers van EasySwim met toegang tot persoonsgegevens op de hoogte van de gedragsregels
en beveiligingsprocedures persoonsgegevens zoals uitgeschreven binnen EasySwim.