Splash Connect

Privacybeleid – Splash Connect

Versie 1.0, 26 juni 2026

Dit privacybeleid beschrijft hoe persoonsgegevens worden verwerkt in Splash Connect, de medewerkerapp van EasySwim, en de daaraan gekoppelde webomgeving (samen: “de app”). De app is bedoeld voor medewerkers van zwemscholen en lesaanbieders die gebruikmaken van het EasySwim-platform.

1. Wie is wie en waarvoor geldt dit beleid?

Verwerkingsverantwoordelijke: de zwemschool/lesaanbieder waar u als medewerker werkzaam bent (uw werkgever). Deze organisatie bepaalt welke gegevens in de app worden verwerkt en met welk doel.
Verwerker: EasySwim Nederland B.V. (KvK 17193623), Pastoor Spieringsstraat 10A, 5401 GT Uden. EasySwim levert en beheert de app namens uw werkgever en verwerkt gegevens uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van uw werkgever, op basis van een verwerkersovereenkomst.
EasySwim als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke: voor een beperkt aantal doeleinden, namelijk beveiligingslogs, technische foutmeldingen en directe communicatie met u over de werking van de app, handelt EasySwim als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Heeft u vragen over de gegevens die uw werkgever in de app verwerkt? Richt deze dan in eerste instantie aan uw werkgever.

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van de functies die uw werkgever gebruikt, kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

Account- en identiteitsgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer(s) (mobiel en vast), geboortedatum, profielfoto en inloggegevens.
Dienstverband- en planningsgegevens: functie, team en werklocatie, rooster en planning, invalmogelijkheden en aanmeldingen daarvoor, verlofaanvragen, verlofsaldo en urenbalansen.
Urenregistratie: gewerkte uren, urenverantwoording en uw akkoord op urenregels.
Professionele ontwikkeling: voltooide en openstaande e-learnings (status en historie) en ProTrack-gegevens, waaronder ontwikkeldoelen en gespreksverslagen.
Profiel en voorkeuren: profielfoto (geüpload of gemaakt met de camera van uw apparaat), noodcontactgegevens (ICE-nummers), notificatievoorkeuren en wachtwoord.
Interne communicatie: tijdlijnberichten met uw reacties (emoji) en opmerkingen, en interne berichten die u verstuurt of ontvangt (naar/van personen, teams of locaties), inclusief de inhoud en de geadresseerden.
Beperkte collega-gegevens: van collega’s zijn voor u zichtbaar: naam, profielfoto, telefoonnummer(s), e-mailadres en, op de betreffende dag, een verjaardagsmelding.
Interne documenten: documenten die uw werkgever binnen de app beschikbaar stelt en uw eventuele ondertekening daarvan.
Technische en gebruiksgegevens: apparaatinformatie, IP-adres, push-token, inlogtijden, app-interacties en technische foutmeldingen.

3. Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

Het bieden van toegang tot uw rooster, planning, invalmogelijkheden, verlof, urenverantwoording en urenbalansen.
Het faciliteren van interne communicatie, waaronder tijdlijnberichten en het versturen en ontvangen van interne berichten.
Het versturen van pushmeldingen.
Het beschikbaar stellen van e-learnings en het bijhouden van uw professionele ontwikkeling (ProTrack: ontwikkeldoelen en gespreksverslagen).
Het tonen van beperkte contactgegevens van collega’s voor onderlinge samenwerking.
Het beschikbaar stellen en laten ondertekenen van interne documenten.
Het beheren van uw profiel, profielfoto, noodcontacten, voorkeuren en accountinstellingen (waaronder wachtwoord resetten).
Het beveiligen, onderhouden en verbeteren van de app.

4. Op basis van welke rechtsgrond?

Uitvoering van de arbeidsovereenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): voor planning, rooster, verlof, urenregistratie en aanverwante personeelsprocessen.
Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): voor zover urenregistratie en bewaarplichten wettelijk vereist zijn.
Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): voor interne communicatie, beveiliging en een goede werking van de app.
Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor pushmeldingen, cameragebruik voor uw profielfoto en optionele gegevens die u zelf invult, zoals noodcontacten. U kunt toestemming op elk moment intrekken.

5. Met wie delen we gegevens?

Uw gegevens worden niet verkocht. Ze worden uitsluitend gedeeld met de volgende partijen, voor zover noodzakelijk:

Uw werkgever (de zwemschool/lesaanbieder) als verwerkingsverantwoordelijke.
Strato AG: hosting van het platform (subverwerker).
Google (Firebase Cloud Messaging): voor het bezorgen van pushmeldingen op uw apparaat.
Vimeo: wanneer een tijdlijnbericht een video bevat, wordt deze via Vimeo afgespeeld.
Apple (App Store) en Google (Google Play): voor de distributie en installatie van de app.

Met verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

6. Internationale doorgifte

Gegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Sommige diensten (zoals Google/Firebase, Vimeo en de app stores) kunnen gegevens buiten de EER verwerken. In dat geval gebeurt dit op basis van passende waarborgen, zoals het EU-US Data Privacy Framework of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden of zolang dit wettelijk verplicht is. Personeels- en urengegevens worden bewaard conform de bewaartermijnen die uw werkgever hanteert en de geldende wetgeving. Technische logs en foutmeldingen worden voor een beperkte periode bewaard ten behoeve van beveiliging en probleemoplossing.

8. Beveiliging

Er worden passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen. Persoonsgegevens van medewerkers worden versleuteld opgeslagen, verbindingen verlopen via versleuteling, en toegang tot gegevens is geregeld op basis van rollen en teams. Toegang is beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werk.

9. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen. Omdat uw werkgever verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u deze rechten in eerste instantie bij uw werkgever uitoefenen. U kunt ook contact opnemen met EasySwim via de gegevens onder “Contact”. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Pushnotificaties en voorkeuren

De app kan pushmeldingen versturen, bijvoorbeeld bij nieuwe tijdlijnberichten of interne berichten. Deze worden bezorgd via Firebase Cloud Messaging (Google). U kunt pushmeldingen op elk moment in- en uitschakelen via de instellingen van uw apparaat of in de app.

11. App-permissies, cookies en SDK’s

De app maakt gebruik van technisch noodzakelijke functionaliteit voor authenticatie, pushmeldingen (Firebase) en het afspelen van video (Vimeo). Voor het maken van een profielfoto kan de app toegang tot de camera vragen; deze toegang wordt alleen gebruikt op het moment dat u zelf een foto maakt. Er worden geen trackingcookies voor advertentiedoeleinden gebruikt.

12. Datalekken

In geval van een datalek handelt EasySwim conform de wettelijke meldplicht en informeert het de betrokken werkgever(s). Waar de wet dit vereist, worden betrokkenen geïnformeerd.

13. Contact

EasySwim Nederland B.V. Pastoor Spieringsstraat 10A, 5401 GT Uden E-mail: privacy@easyswim.com Telefoon: 085-489 6380

Voor vragen over gegevens die door uw werkgever worden verwerkt, kunt u contact opnemen met uw werkgever.

14. Wijzigingen in dit beleid

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De meest actuele versie is altijd via de app en op de website beschikbaar. Bij belangrijke wijzigingen wordt u geïnformeerd.

15. Begrippenlijst

Verwerkingsverantwoordelijke: de partij die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt (uw werkgever).
Verwerker: de partij die gegevens verwerkt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke (EasySwim).
Subverwerker: een door de verwerker ingeschakelde derde partij (bijvoorbeeld de hostingprovider).
ICE: noodcontact (“In Case of Emergency”).
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).